Die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz (EStG) ermöglicht es, Einnahmen aus bestimmten nebenberuflichen Tätigkeiten bis zu einem Jahresfreibetrag steuer- und sozialabgabenfrei zu vereinnahmen. Der Freibetrag liegt aktuell bei bis zu 3.000 Euro pro Jahr, den genau gültigen Wert solltest du vor der Auszahlung dennoch auf bundesfinanzministerium.de bestätigen.
Für Vereine mit Trainings-, Kurs- oder Betreuungsangeboten ist dieser Freibetrag das wichtigste Instrument, um Übungsleiter fair zu entschädigen, ohne ein steuerpflichtiges Beschäftigungsverhältnis auszulösen. Voraussetzung ist, dass die Tätigkeit und der Träger die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Welche Tätigkeiten begünstigt sind
Anders als die Ehrenamtspauschale ist die Übungsleiterpauschale an bestimmte Tätigkeitsfelder gebunden. Begünstigt sind vor allem nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiter, Trainer, Ausbilder, Erzieher oder Betreuer mit pädagogischer Ausrichtung. Auch nebenberufliche künstlerische Tätigkeit und die Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen fallen darunter.
Im Verein betrifft das typischerweise die Trainerin der Jugendmannschaft, den Übungsleiter im Kursbetrieb oder die Chorleiterin. Reine Verwaltungs- oder Vorstandsarbeit gehört nicht dazu, dafür gibt es die Ehrenamtspauschale. Entscheidend ist der pädagogische oder anleitende Charakter der Tätigkeit, nicht der formale Titel der Person.
Voraussetzungen für den Freibetrag
Die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden, also höchstens rund ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeitberufs umfassen. Sie muss im Dienst oder Auftrag einer gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Körperschaft oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts erfolgen und einem begünstigten Zweck dienen.
Der Freibetrag ist ein Jahresbetrag pro Person über alle begünstigten Tätigkeiten, nicht pro Verein. Wer in mehreren Vereinen als Übungsleiter aktiv ist, kann den Höchstbetrag nur einmal jährlich ausschöpfen. Diese Grenze überwacht letztlich die tätige Person in ihrer Steuererklärung, der Verein sollte sich aber bestätigen lassen, ob der Freibetrag bereits anderweitig genutzt wird.
| Merkmal | Übungsleiterpauschale | Ehrenamtspauschale |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 3 Nr. 26 EStG | § 3 Nr. 26a EStG |
| Tätigkeit | Trainer, Ausbilder, Betreuer, Pflege | Verwaltung, Vorstand, sonstiges Ehrenamt |
| Höchstbetrag | höher, aktuell prüfen | niedriger, aktuell prüfen |
So zahlt der Verein korrekt aus
Du brauchst eine klare Grundlage, wer welche Tätigkeit ausübt und welcher Betrag dafür gezahlt wird. Eine kurze schriftliche Vereinbarung mit Tätigkeitsbeschreibung und Jahresbetrag reicht in vielen Fällen. Lass dir von der begünstigten Person bestätigen, ob sie den Freibetrag bereits anderweitig nutzt, damit es nicht zu einer ungewollten Überschreitung kommt.
- Tätigkeit als begünstigt einordnen, etwa Training oder Kursleitung.
- Nebenberuflichkeit und gemeinnützigen Träger prüfen.
- Bestätigung einholen, ob der Freibetrag schon anderweitig genutzt wird.
- Vereinbarung und Auszahlung sauber dokumentieren.
Den zugrundeliegenden Beschluss kannst du sauber im Protokoll-Generator festhalten. Für die laufende Verbuchung der Auszahlungen lohnt sich ein eigenes Vereinskonto, das du über den Konto-Vergleich findest.
Kombination mit der Ehrenamtspauschale
Beide Freibeträge lassen sich grundsätzlich nebeneinander nutzen, solange es sich um verschiedene Tätigkeiten handelt. Wer als Trainer Stunden gibt und gleichzeitig als Kassenwart arbeitet, kann für den Trainerteil die Übungsleiterpauschale und für die Verwaltung die Ehrenamtspauschale ansetzen.
Für ein und dieselbe Tätigkeit ist eine Doppelbegünstigung ausgeschlossen. Trenne die Tätigkeiten in der Vereinbarung deshalb klar und dokumentiere die jeweils zugeordneten Stunden oder Aufgaben. So bleibt für eine spätere Prüfung nachvollziehbar, welcher Teil der Zahlung welcher Begünstigung zugeordnet ist.
Auswirkungen auf andere Einkünfte
Bleibt die Vergütung innerhalb des Freibetrags, ist sie steuerfrei und muss in der Regel nicht versteuert werden. Wer den Freibetrag überschreitet, muss den übersteigenden Teil als Einkünfte angeben. Ob daneben noch Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, hängt vom Einzelfall ab und ist im Detail mit dem Steuerberater zu klären.
Auch für Empfänger von Sozialleistungen oder für Rentner kann die Vergütung Folgen haben. Pauschale Aussagen sind hier nicht möglich, weil es vom jeweiligen Leistungsträger abhängt. Im Zweifel solltest du vor regelmäßigen Zahlungen beim zuständigen Träger nachfragen, um spätere Rückforderungen zu vermeiden.
Was du jetzt tun solltest
Prüfe für jede vergütete Person zuerst, welche Pauschale zur Tätigkeit passt. Hol die Bestätigung über eine eventuelle anderweitige Nutzung ein, halte den aktuellen Höchstbetrag bereit und dokumentiere die Auszahlung sauber in der Buchhaltung. Wer zusätzlich Projektmittel sucht, findet den Überblick unter Fördermittel für Vereine. Im Zweifel über die richtige Einordnung lohnt eine kurze Rücksprache mit dem Steuerberater, bevor das Geld fließt.
Der Verzicht zugunsten des Vereins
Manche Übungsleiter möchten ihre Vergütung gar nicht behalten, sondern dem Verein zurückgeben. Auch hier ist ein Verzicht zugunsten einer Spende möglich, allerdings unter denselben strengen Bedingungen wie bei der Ehrenamtspauschale. Der Vergütungsanspruch muss vorher ernsthaft und schriftlich eingeräumt sein, und der Verein muss ihn wirtschaftlich erfüllen können.
Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, darf der Verein über das Spendenbescheinigungs-Tool eine entsprechende Zuwendungsbestätigung ausstellen. Ein pauschaler Verzicht ohne vorherigen echten Anspruch wird vom Finanzamt nicht anerkannt. Gerade in kleinen Vereinen entsteht hier oft Verwirrung, deshalb solltest du den Ablauf einmal sauber dokumentieren.
Dokumentation und Aufbewahrung
Für jede Auszahlung gehört eine kurze Aktennotiz in die Unterlagen: wer, welche Tätigkeit, welcher Zeitraum, welcher Betrag. Diese Dokumentation ist deine Absicherung, falls das Finanzamt im Rahmen einer Prüfung nachfragt. Ohne Nachweis steht der Verein im Zweifel schlechter da, selbst wenn die Zahlung inhaltlich korrekt war.
Bewahre die Vereinbarungen, Beschlüsse und Auszahlungsbelege über die steuerlichen Aufbewahrungsfristen auf. Lege sie idealerweise pro Person ab, damit du bei einer Rückfrage schnell auskunftsfähig bist. Eine geordnete Ablage spart im Ernstfall viel Zeit und Nerven und macht den Unterschied zwischen einer reibungslosen und einer mühsamen Prüfung aus.
Übungsleiterpauschale neben einem Hauptberuf
Viele Übungsleiter haben einen Hauptberuf und üben die Tätigkeit im Verein nur abends oder am Wochenende aus. Genau diese Konstellation will der Gesetzgeber begünstigen, denn die Nebenberuflichkeit ist eine Kernvoraussetzung. Solange die Tätigkeit im Verein nicht mehr als rund ein Drittel einer Vollzeitstelle ausmacht, ist die Bedingung in der Regel erfüllt, unabhängig vom Hauptberuf.
Auch Rentner, Studierende und Personen ohne andere Erwerbstätigkeit können die Pauschale nutzen, weil es allein auf den zeitlichen Umfang der konkreten Tätigkeit ankommt. Bei Beziehern von Sozialleistungen kann die Vergütung allerdings angerechnet werden. Hier solltest du vor regelmäßigen Zahlungen beim zuständigen Träger nachfragen, um Rückforderungen zu vermeiden.
Mehrere Übungsleiter im selben Verein
Hat dein Verein mehrere Trainer oder Kursleiter, gilt der Freibetrag für jede Person einzeln. Es gibt keine Obergrenze, wie viele begünstigte Übungsleiter ein Verein vergüten darf, solange jede Tätigkeit die Voraussetzungen erfüllt und sauber dokumentiert ist. Achte aber darauf, für jede Person eine eigene Vereinbarung und einen eigenen Nachweis zu führen, statt alles in einer Sammelregelung zusammenzufassen.
In der Praxis lohnt sich eine einfache Übersicht, in der du pro Übungsleiter die Tätigkeit, den vereinbarten Jahresbetrag und die bestätigte anderweitige Nutzung des Freibetrags festhältst. So behältst du als Verein den Überblick und kannst bei einer Prüfung für jede Person lückenlos belegen, dass die Auszahlung korrekt eingeordnet war. Diese kleine Routine erspart dir später aufwendiges Nachrecherchieren und schützt vor unbeabsichtigten Fehlern bei der Zuordnung.
Wechselt im Lauf des Jahres ein Übungsleiter oder kommt eine neue Kursleitung dazu, aktualisiere die Übersicht zeitnah. So bleibt jederzeit klar, wer in welchem Zeitraum welche Tätigkeit ausgeübt hat und welcher Betrag dafür vorgesehen war. Gerade bei einem unterjährigen Wechsel verhindert das spätere Unklarheiten bei der Zuordnung der Zahlungen.
Häufige Missverständnisse
Ein verbreitetes Missverständnis ist die Annahme, der Freibetrag gelte pro Verein. Tatsächlich ist es ein persönlicher Jahresbetrag, der über alle begünstigten Tätigkeiten hinweg nur einmal genutzt werden kann. Wer in zwei Vereinen trainiert, muss aufpassen, dass die Summe den Höchstbetrag nicht übersteigt.
Ein zweites Missverständnis betrifft den Charakter der Zahlung. Die Pauschale ist keine Bezahlung im Sinne eines Arbeitsverhältnisses, sondern eine steuerlich begünstigte Aufwandsentschädigung. Erst wenn die Tätigkeit nach Umfang und Weisungsgebundenheit einem Job gleicht und über den Freibetrag hinausgeht, kann arbeits- und sozialversicherungsrechtlich ein Beschäftigungsverhältnis entstehen. Diese Grenze solltest du im Blick behalten und im Grenzfall klären lassen.
Qualifikation und Versicherung der Übungsleiter
Unabhängig von der steuerlichen Behandlung lohnt ein Blick auf die Absicherung deiner Übungsleiter. Viele Landessportbünde bieten über Sammelversicherungen einen Unfall- und Haftpflichtschutz für ehrenamtlich Tätige. Ob und in welchem Umfang dein Verein abgesichert ist, erfährst du bei deinem Dachverband.
Auch die fachliche Qualifikation ist ein Thema. Für bestimmte Tätigkeiten, etwa im Kinder- und Jugendbereich, verlangen Förderprogramme oder Dachverbände eine Lizenz oder eine Fortbildung. Halte fest, welche Nachweise deine Übungsleiter haben, weil diese bei Förderanträgen und im Schadensfall gefragt sein können. Welche Zuschüsse dafür infrage kommen, liest du unter Fördermittel für Vereine.