Die Übungsleiterpauschale und die Ehrenamtspauschale sind zwei getrennte Steuerfreibeträge nach dem Einkommensteuergesetz. Sie belohnen unterschiedliche Tätigkeiten, lassen sich für dieselbe Aufgabe nicht doppelt anwenden und haben unterschiedliche Höchstbeträge. Wer in deinem Verein einen steuerfreien Aufwandsersatz bekommen soll, muss zuerst wissen, in welche der beiden Kategorien seine Mitarbeit fällt. Genau hier entstehen die meisten Fehler bei der Abrechnung.
Zwei Paragraphen, zwei Zwecke
Die Übungsleiterpauschale ist in § 3 Nr. 26 EStG geregelt, die Ehrenamtspauschale in § 3 Nr. 26a EStG. Beide setzen voraus, dass die Tätigkeit nebenberuflich, für eine gemeinnützige Körperschaft und im ideellen Bereich oder Zweckbetrieb ausgeübt wird. Nebenberuflich bedeutet, dass der zeitliche Umfang deutlich unter dem eines Vollzeitjobs liegt, als grobe Orientierung dient ein Drittel der Arbeitszeit einer vergleichbaren Vollzeitstelle. Der entscheidende Unterschied zwischen beiden Pauschalen liegt in der Art der Tätigkeit.
Die Übungsleiterpauschale greift bei pädagogisch ausgerichteten, künstlerischen oder pflegerischen Tätigkeiten: Trainerinnen, Chorleiter, Ausbilderinnen, Betreuer von alten oder kranken Menschen. Es geht um eine direkte Wissens-, Werte- oder Betreuungsleistung gegenüber Menschen. Die Ehrenamtspauschale dagegen deckt die übrigen ehrenamtlichen Tätigkeiten ab, etwa die Arbeit als Kassenwart, Schriftführerin, Platzwart, Reinigungskraft oder Vorstandsmitglied. Sie ist also der allgemeinere Auffangtatbestand für Engagement, das nicht anleitend ist.
Weil der Gesetzgeber die anleitende Arbeit höher bewertet, ist der Höchstbetrag der Übungsleiterpauschale deutlich höher als der der Ehrenamtspauschale. Die exakten Jahresbeträge solltest du vor jeder Abrechnung in der aktuellen Fassung des EStG oder beim Finanzamt prüfen, da sie gelegentlich angepasst werden. Beide Pauschalen sind echte Freibeträge, das heißt erst der Betrag oberhalb der Grenze ist steuerpflichtig, nicht die gesamte Vergütung. Wer also unterhalb des Höchstbetrags bleibt, zahlt auf den Aufwandsersatz weder Steuern noch in der Regel Sozialabgaben.
Eine Voraussetzung wird oft übersehen: Die begünstigte Tätigkeit muss einem gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zweck dienen und für eine entsprechend anerkannte Körperschaft erbracht werden. Ein Engagement für einen rein wirtschaftlich tätigen Verein oder im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erfüllt die Bedingungen nicht. Prüfe also vorab, ob die Tätigkeit dem ideellen Bereich oder dem Zweckbetrieb zuzuordnen ist.
Welche Tätigkeit fällt wohin?
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Die Zuordnung entscheidet darüber, welcher Freibetrag überhaupt anwendbar ist. Eine grobe Orientierung:
| Tätigkeit | Pauschale |
|---|---|
| Trainer, Übungsleiterin, Jugendwart mit Anleitung | Übungsleiter (§ 3 Nr. 26) |
| Chorleiterin, Ausbilder, Betreuer | Übungsleiter (§ 3 Nr. 26) |
| Kassenwart, Schriftführerin, Vorstand | Ehrenamt (§ 3 Nr. 26a) |
| Platzwart, Gerätewart, Reinigungsdienst | Ehrenamt (§ 3 Nr. 26a) |
Die Grenzen sind nicht immer scharf. Ein Jugendwart, der überwiegend organisiert statt trainiert, kann eher unter die Ehrenamtspauschale fallen. Ein Schiedsrichter im Amateurbereich oder eine Person, die im Sanitätsdienst betreut, kann je nach Ausgestaltung der Übungsleiterpauschale zugeordnet werden. Im Zweifel solltest du die konkrete Tätigkeitsbeschreibung dokumentieren und bei Unsicherheit den Steuerberater oder das Finanzamt einbinden, bevor du auszahlst.
Maßgeblich ist immer der tatsächliche Schwerpunkt der Tätigkeit, nicht die Bezeichnung im Vereinsleben. Wer eine Funktion mit einem klangvollen Titel ausübt, aber überwiegend verwaltet, fällt unter die Ehrenamtspauschale. Umgekehrt zählt das Anleiten von Gruppen auch dann zur Übungsleiterpauschale, wenn es nebenbei organisatorische Anteile gibt. Diese Schwerpunktbetrachtung ist der rote Faden bei der Zuordnung.
Hilfreich ist, die Tätigkeit in einem Satz zu beschreiben und dann zu prüfen, ob das Anleiten, Ausbilden oder Betreuen im Vordergrund steht. Steht es das, greift die Übungsleiterpauschale. Geht es überwiegend um Verwaltung, Organisation oder Instandhaltung, ist die Ehrenamtspauschale richtig. Diese kurze Selbstprüfung verhindert die meisten Fehleinordnungen schon vor der ersten Auszahlung.
Lassen sich beide kombinieren?
Für ein und dieselbe Tätigkeit dürfen nicht beide Pauschalen genutzt werden. Eine Person kann aber für zwei klar getrennte Tätigkeiten in beiden Töpfen Freibeträge in Anspruch nehmen, sofern die Aufgaben sachlich unterscheidbar und vertraglich getrennt sind.
Beispiel: Wer im Verein zugleich Jugendtrainerin und Kassenwartin ist, kann für das Training die Übungsleiterpauschale und für die Kassenführung die Ehrenamtspauschale ansetzen. Voraussetzung ist, dass die beiden Rollen tatsächlich getrennt erbracht und abgerechnet werden. Eine künstliche Aufteilung allein zur Steueroptimierung erkennt das Finanzamt nicht an, vor allem wenn beide Aufgaben praktisch ineinander übergehen.
Auch eine Kombination über mehrere Vereine ist denkbar, solange in jedem Verein eine eigene, klar abgegrenzte Tätigkeit ausgeübt wird. Der jeweilige Jahresfreibetrag bleibt aber personenbezogen und gilt insgesamt, nicht je Verein. Wer also bei zwei Vereinen als Übungsleiter aktiv ist, teilt sich den einen Übungsleiter-Freibetrag auf beide Engagements auf. Genau diese Gesamtbetrachtung übersehen viele Vereine.
Was du dem Finanzamt nachweisen musst
Die steuerfreie Auszahlung muss nachvollziehbar sein. Sinnvoll ist eine kurze schriftliche Vereinbarung pro engagierter Person, in der Tätigkeit, Zeitraum und die gewählte Pauschale stehen. Dazu gehört eine Bestätigung, dass die Pauschale nicht bereits in einem anderen Verein ausgeschöpft wurde.
In der Buchhaltung verbuchst du die Beträge getrennt von echten Gehältern. Bei der Mitgliederversammlung gehört eine Vorstandsvergütung über die Ehrenamtspauschale außerdem in der Regel in die Satzung oder einen ausdrücklichen Beschluss, sonst kann die Gemeinnützigkeit gefährdet sein. Hintergrund ist, dass die Mitglieder eines gemeinnützigen Vereins grundsätzlich keine Zuwendungen aus Vereinsmitteln erhalten dürfen. Eine Vorstandstätigkeit ist nach dem Vereinsrecht im Zweifel ehrenamtlich, eine Vergütung braucht daher eine satzungsmäßige Grundlage.
Praktisch heißt das: Bevor du dem Vorstand eine Aufwandsentschädigung über die Ehrenamtspauschale zahlst, prüfe die Satzung. Fehlt eine entsprechende Öffnungsklausel, solltest du sie auf der nächsten Mitgliederversammlung ergänzen lassen. Eine Auszahlung ohne diese Grundlage kann das Finanzamt als Verstoß gegen die Selbstlosigkeit werten und im schlimmsten Fall die Gemeinnützigkeit aberkennen.
Auswirkungen auf Sozialversicherung und andere Einkünfte
Die steuerfreien Pauschalen sind in der Regel auch sozialversicherungsfrei, solange die Tätigkeit tatsächlich nebenberuflich bleibt. Wer Arbeitslosengeld, Bürgergeld oder Rente bezieht, sollte vorab klären, ob und wie sich der Aufwandsersatz auf diese Leistungen auswirkt, denn hier gelten eigene Regeln der jeweiligen Stelle.
Ein praktischer Punkt betrifft den Auszahlungsweg. Überweise Pauschalen nachvollziehbar vom Vereinskonto auf das Konto der engagierten Person und vermeide Barauszahlungen ohne Quittung. Eine eindeutige Buchung mit Verwendungszweck ist bei einer Prüfung der einfachste Nachweis. Übersteigt die Vergütung den jeweiligen Freibetrag, ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig. Den genauen Höchstbetrag und mögliche Wechselwirkungen mit anderen Einkünften klärst du am besten individuell mit dem Steuerberater ab. Für Studierende, Rentnerinnen und Personen in Elternzeit gelten teils zusätzliche Besonderheiten bei der Anrechnung, die nicht pauschal beantwortet werden können.
Wichtig ist außerdem die Abgrenzung zum Minijob. Eine über die Pauschale hinausgehende, regelmäßige Vergütung kann ein sozialversicherungspflichtiges oder geringfügiges Beschäftigungsverhältnis begründen. Wer also über den Freibetrag hinaus zahlt, sollte prüfen, ob ein Anstellungsverhältnis vorliegt, und gegebenenfalls Lohnabrechnung und Meldungen entsprechend aufsetzen.
Häufige Fehler bei der Abrechnung
Der häufigste Fehler ist die falsche Zuordnung der Tätigkeit, etwa wenn reine Verwaltungsarbeit über die höhere Übungsleiterpauschale abgerechnet wird. Ein weiterer Klassiker ist die fehlende Bestätigung des Engagierten, dass der Freibetrag nicht bereits anderweitig ausgeschöpft wurde. Ohne diese Erklärung trägt der Verein das Risiko bei einer Prüfung.
Ebenfalls problematisch ist eine pauschale Auszahlung ohne jede schriftliche Grundlage. Selbst kleine Beträge solltest du mit einer kurzen Vereinbarung und einem Beleg unterlegen. Wer Vorstandsvergütungen ohne Satzungsklausel zahlt oder dieselbe Tätigkeit doppelt mit beiden Pauschalen abrechnet, riskiert Nachforderungen und im Extremfall die Gemeinnützigkeit. Sauberkeit in der Dokumentation ist hier der beste Schutz.
So gehst du in deinem Verein vor
- Liste alle vergüteten Engagierten und ihre konkrete Tätigkeit auf.
- Ordne jede Tätigkeit eindeutig der Übungsleiter- oder der Ehrenamtspauschale zu.
- Hol dir von jeder Person eine Bestätigung, dass der Freibetrag nicht anderweitig genutzt wird.
- Schließe pro Person eine kurze schriftliche Vereinbarung und prüfe die Satzung bei Vorstandsvergütungen.
- Prüfe den aktuell gültigen Höchstbetrag, bevor du die Beträge festlegst.
Sinnvoll ist außerdem eine einheitliche Vorlage für alle Vereinbarungen, damit nicht jede engagierte Person einen anderen Wortlaut bekommt. Eine solche Vorlage enthält Felder für Name, Tätigkeit, gewählte Pauschale, Zeitraum und die Bestätigung, dass der Freibetrag nicht anderweitig ausgeschöpft wird. Bewahre die unterschriebenen Vereinbarungen zusammen mit den Auszahlungsbelegen auf, dann ist die Verbindung zwischen Beschluss, Vereinbarung und Zahlung jederzeit nachvollziehbar.
Plane die Pauschalen früh im Vereinsjahr ein, idealerweise schon bei der Haushaltsaufstellung. So vermeidest du, dass am Jahresende Beträge nachträglich umgewidmet werden, was bei einer Prüfung schnell unglaubwürdig wirkt. Wer diese Reihenfolge einhält, vermeidet die häufigsten Beanstandungen bei einer Prüfung. Für die saubere Dokumentation von Spenden und Auszahlungen hilft dir der Spendenbescheinigungs-Generator. Mehr zum Thema findest du in unseren Artikeln zu Spenden sammeln im Verein und zur Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster.